Début d’année rime avec bonnes résolutions, et même si je ne suis adepte d’attendre le premier janvier pour optimiser mon quotidien, c’est vrai pourquoi attendre le bon moment pour changer ou s’améliorer, attendre c’est perdre du temps. Cet article s’applique à n’importe quelle période de l’année, et même les vendredis (#BecauseFriday).

Et si nous regardions du coté de la gestion de nos mails pour optimiser notre temps dans le but de devenir plus efficace.

Combien de personne qui liront cet article se sont retrouvé noyé sous les mails qui arrivent de plus en plus nombreux chaques jours (newsletters, email de promotion, de notification).

Au moment ou je décide d’écrire cet article j’ai plus de 15000 mails dans ma inbox , bien évidemment la quasi totalité est inutile : Des mails déjà traités, des mails que je ne traiterai jamais, des newsletters, des notifications, des mails dont je suis juste en copie pour information.

Un nombre de mail aussi important n’a rien à faire dans la boîte de réception et cela devient une pollution, car lorsque j’ouvre ma boîte mail et que je commence à parcourir mes derniers mails reçus, je ne sais pas vraiment où je dois m’arrêter – et si je devais parcourir les 15 000 mails, pour savoir quelle tâche je dois accomplir, j’en aurais pour la journée.

D’où ma question sur l’utilité de continuer de travailler ainsi ? Dois je continuer de monopoliser du temps de cerveau à choisir le prochain mail que je vais devoir traiter, en le cherchant parmis ces centaines de dernier mail.

Dois-je infliger à mon cerveau de se souvenir que je dois répondre au mail d’un tel, qui date de 15 jours.

La réponse est bien évidemment NON !

A chaque fois que l’on peut décharger notre cerveau de certaines tâches il faut le faire. Je suis adepte de la méthode de productivité GTD (Get Things Done) que je n’applique pas à 100% mais mon organisation en est fortement inspiré.

La GTD a été théorisée par David Allen dont je vous recommande les ouvrages.

Le Zéro Inbox s’inspire fortement de la théorie de la GTD.

Qu’est que le Zéro Message Inbox ?

Le Zéro Message inbox est une gestion de sa messagerie qui consiste à arriver régulièrement à ne plus avoir aucun mail dans sa boîte de réception.

Je sais ce que vous vous dites, c’est impossible, alors ok, je reconnais que je ne me suis pas fixé l’objectif de 0 message, mais d’être en dessous des 15 lorsque je pars du bureau.

Et depuis plusieurs semaines que je pratique cette nouvelle organisation, il m’est même arrivé de partir en week end avec seulement 5 messages dans ma inbox.

Quels sont les effets positifs du Zéro Message Inbox

Vous souvenez vous de vos cahiers d’école tout beau, tout propre, tout neuf, à chaque début d’année scolaire ?  Ne vous sentiez vous pas plein de motivation, plein de courage, plein de créativité ?

Alléger sa boîte de réception aura le même effet positif que le nouveau cahier du début d’année.

Retrouvez le plaisir d’ouvrir votre messagerie et de visualiser en moins de 5 secondes ce que vous avez à traiter. Finis les centaines de mails non répondus, non lus, de mails gardés pour plus tard.

Si je devais retenir qu’un seul effet positif du zéro message inbox ce serait la satisfaction de se sentir à jour. Depuis que j’applique cette méthode, je gagne du temps à chaque fois que je relève mes mails, car en moins de 5 secondes, je visualise ce qu’il me reste à traiter, contrairement à il y a quelques mois, ou je pouvais passer 10 bonnes minutes à chercher quel mail j’allais traiter.

Une boîte mail vide vous libère l’esprit.

Une boîte mail vide régulièrement vous apportera un sentiment que vous êtes à jour, fini tout ce temps perdu à scroller pour vérifier une énième fois qu’aucun mail urgent n’a été oublié. Vous allez gagner en efficacité.

Gardez des centaines de mails est la meilleure façon de les relire plusieurs fois, vous doublez, triplez le temps passé sur chaque mail. Une boite vide vous fait gagner du temps.

Comment faire ?

La théorie est toujours magique, hélas la pratique est rarement un conte de fée, et comme vous vous en doutez vous n’allez pas passer de 10 000 mails à zéro en 10 secondes, quoique cette technique est envisageable, mais nous y reviendrons un peu plus tard.

Dans un premier temps il y a une phase d’analyse, prenez le temps de regarder avec un peu de hauteur les différents types de mails que vous recevez.

Il y a des chances que vous receviez des mails automatiques que vous ne lisez que rarement, de type newsletters, notifications, peut-être est il important pour vous de les conserver ?  Et si vous ne les lisez que de temps en temps ils n’ont pas leur place dans la boîte de réception. C’est pourquoi j’ai choisis de mettre en place des filtres et/ou des règles pour tous ces messages. Ma messagerie les archive automatiquement sans qu’ils passent par la boîte de réception, ils ne sont plus nuisibles, et je peux tout de même faire une recherche sur ma messagerie pour faire ressortir la dernière promotion de skiset.

Cette première étape a pour but de réduire le nombre de nuisance recu par jour et ainsi de vous facilitez la tâche pour garder une boite mail presque vide.

Ensuite, j’ai commencé un travail de longue haleine, où je me suis dis que j’allais lire chaque mail pour décider de son sort (suppression, classement, archivage, le laisser dans ma boîte mail). C’est un travail fastidieux, long, pénible, et INUTILE, et dont la seul issue est l’échec de la mise en place du zéro message inbox.

Après une longue réflexion avec moi même dans laquelle je fus partagé entre la culpabilité d’oublier un mail parmis les 15000, et l’envie de recommencer une année avec un cahier tout neuf, d’effectuer un reset et de repartir sur une base saine.  

J’ai donc décidé qu’un mail de plus de deux semaines était sacrifiable au profit d’une meilleure organisation de travail. Il y a peu de chance que l’expéditeur d’un mail de plus de 15 jours soit encore dans l’attente de ma réponse, et si jamais cela avait été le cas, il aurait finis par me relancer !

J’ai sacrifié (en les archivant) tous les mails reçus avant les 15 derniers jours, puis passé, deux bonnes journées à traiter les 15 derniers jours en archivant 90% des messages pour arriver à 12 messages inbox.

Et après ?

Une fois l’objectif atteint et le plaisir de la satisfaction passé, il reste un peu de travail et d’automatisme à mettre en place.

Je n’ouvre jamais ma boite mail si je suis entrain de faire quelques choses.

Lorsque je reçois un mail que je peux traiter en moins de 5 minutes, je le traite immédiatement sans le reporter, cela me permet d’archiver le mail juste après ou de le classer.

Dés que je reçois un mail automatique, je créais une règle pour l’archiver automatiquement la prochaine fois que je le recevrais.

Tous les matins je regarde les messages archivés des dernières 24 heures de manière automatique afin de détecter une information qui aurait pu m’intéresser (la super promotion du moment)